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仕事の効率化と時間の使い方、計画の仕方

2019年07月29日
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「昨日、どれくらいメールに時間を使ったか」

「明日、来週、今月までの予定を言えますか?」

☆こういう質問に即答できるようにすることが、時間管理

→これがあやふやな人は、自分の仕事を把握してないまま時間管理も出来ていない

業務時間を減らして業務量を上げるには、「効率化」をするための時間管理が大切

〇ドラッカー『プロフェッショナルの条件』

・成果は時間が制約条件となる(ボトルネック)

→時間は限界のある欠乏した資源

・借りたり、雇ったり、買ったりできない

・時間の必要性は大きいが、与えられるのは一定

・簡単に無くなり、蓄積もできない

・永久に過ぎ去り、決して戻らない

→時間は常に不足し、他のものに替えられない

〇タイムマネジメント

目標達成のために時間を有効活用して、タスクを効率的、効果的に進める

→準備、計画がもっとも大切

時間管理の要素

・取捨選択

・優先順位

・高密度化

・ロスタイム除去

〇時間管理の基本とポイント

・優先順位が効率と可能性を高める

(同時並行で進めるのは難しく、時間は有限)

・インパクトファクター

(影響度と緊急度ご高い)

・解決すべき課題(何をすべきか見極める)

・ボトルネックを探す

→計画や目標における障害

☆タスク管理

・アポイント型(時間が決まっている)

・拘束型(手放せない)

・デスクワーク型(時間が決まっていない)

・非拘束型(手放せる)

・イレギュラー型(割り込み)

→上からタスクをスケジュールに埋めて、マージンを作っておく

☆リソースマネジメント

人、作業、情報、設備などのリソースを買って時間を短縮

→無駄を省き、効率化のためにお金を使う

☆目標設定のためのSMART

・specific(具体的である)

・measurable(計測可能である)

・attainable(達成可能である)

・relevant(価値観に合う)

・time sensitive(期限が明確)

〇仮説思考で研究開発と問題解決

仮説(根幹、基盤、道標)ご行動を決める

→できる前提で実現する方法を考える

できない理由から考えない

→仮説を補う、解決すべき課題

・仮説の精度を決めるもの

情報、前提、ロジック、シュミレーション

☆タスクから計画化

タスク棚卸し→ランキング→リソース選択→期限→計画化

(リソース、リターン、リスク)

計画を立てたあとは実際にやってみて上手く行きそうか試してみる

〇思考的計画

知識や情報(結果)を用いて、創造(新たな知恵を生み出す)すること

☆目利き力

情報、知識、経験→俯瞰力、概算力、推定力

 

 

↓他にも参考になるようなことをまとめています。

価値ある仕事を提供するための基本的な能力
仕事と作業の基本的な考え方と方法論を簡単にまとめてみた

 

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